Przeniesienie biura – o czym pamiętać? Ważne!

Przełom roku 2021/2022 to dla licznych firm czas przenoszenia siedziby. Powody są rozmaite – Nowy Ład, rozwój spółki lub potrzeba miejsc parkingowych dla klientów. Jako Playzoom przypominamy Państwu o jednym:

Dużo traci, kto odkłada na… ostatnią chwilę. W życiu, biznesie oraz IT.

Przy przenoszeniu biura zwróćmy uwagę na 3 czynniki. Amerykańscy pośrednicy od nieruchomości tu pewnie powiedzieliby “lokalizacja, lokalizacja i lokalizacja”, ale my – nimi nie jesteśmy 😉 Radzimy pamiętać o innym trio: “infrastruktura, infrastruktura i infrastruktura”.

Z doświadczenia wiemy, że zmiana siedziby firmy o średniej wielkości to 3-14 dni, a przy firmie dużej – nawet więcej. Z czego biorą się te terminy?

Z liczby potencjalnych komplikacji, o których niewielu wie. I tylko wczesne przygotowanie pozwala uniknąć triady: nieprzespane noce+stres+straty.

Gdy zmieniamy siedzibę, trzeba pamiętać o danych kontaktowych na stronie www i w google. Bez tego – klienci mogą np. przyjść pod dawny adres, rozłożyć ręce, a potem… nabrać złych przeczuć (“tę firmę zamknięto?”). Sama zmiana lokalizacji w wyszukiwarce nie trwa 5 minut, a znacznie dłużej. Jak to zrobić i z kim się kontaktować? Na szczęście, znamy odpowiedzi 😉

Inna sprawa. Stacjonarne numery telefonu. Gdy zmieniamy miedziany kabel na łączność światłowodową, operator zaproponuje nowy numer i nic innego. BOK i opiekun klienta B2B – również. Chcąc zachować stary numer stacjonarny, trzeba negocjować na szczeblu technicznym. Wysokim.

Kiedy trzeba, my to właśnie robimy.

Dostęp do internetu. W nowym miejscu internet może być wolniejszy, sieć przeciążona, a zasięg – zmienny niczym [tu – powstrzymamy się od żartobliwego porównania]. Wewnątrz hali produkcyjnej może nie być zasięgu sieci komórkowej lub internetowej. Problem? Jeszcze jak! Tym bardziej, że nikt się go nie spodziewa. W Polsce internet jest szybki, a operatorzy się mocno rozwijają. Warto ten fakt wykorzystać, szukając najlepszych rozwiązań IT dla nowszej siedziby.

Infrastruktura budynku. Nowoczesne biura są często przystosowane do dużych wymagań firm. Problem może pojawić się wtedy, gdy – skuszeni lokalizacją, kosztami lub przestrzenią – decydujemy się na siedzibę poza centrum. Sieć LAN w budynku musi działać poprawnie. Serwerownia – podobnie jak specjaliści – potrzebuje sporo. Dobrego traktowania, klimatyzacji i właściwego zasilania.

Na szczęście, zmiana adresu firmy to szansa na digitalizację biura. Cyfryzacja dokumentów, szybszy CRM czy nawet system ERP to okazja na lepszą organizację, a przez to – większe zyski firmy. Zakres zmian jest kwestią budżetu, chęci i technologii. Playzoom służy w każdym z tych aspektów – z chęciami włącznie 🙂 Dlaczego to istotne? Po prostu. Lubimy tę robotę, a nasi Klienci… zaczynają lubić zmiany.